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2011 年 5 月 8 日

[Work]忙しい時でもスケジュールをこなすコツ

忙しい時でも予定や約束、色々なスケジュールをこなしていくコツ。

管理は一元化する

忙しくてバタバタすると、予定の管理や必要なもののリストなど、色々なメモやノートに走り書きしてあったりします。 昨今はEvernoteなどのウェブサービスやiPhoneアプリなどもありますので、尚更スケジュールの情報は散乱しやすいです。 そのため、整理しやすく管理しやすいように、どれかひとつにまとめてスケジュールや付随するメモを入力しましょう。 筆者も、つい先日、ひとつはアナログでもうひとつはデスクトップアプリでスケジュールを書き込んでいたため、危うくダブルブッキングしそうになりました。

資料はしっかりとまとめる

上述した理由と同じで、資料もちゃんと整理しておきましょう。 ただ積み重ねるのではなく、付箋を貼ったりジャンル別にしたり、工夫して整理しておきましょう。 そのためには自身の机が整理されている必要もあります。 資料を探している時間は無駄な労力です。

簡略化する

会議などのプレゼン資料はしっかりと作りこむ必要がありますが、それほど重要ではないものに関しては簡略化しましょう。 以前作成したテンプレートなどがあれば尚良いのですが、それがなければインターネットを検索すればでてくることもあります(※ 著作権の扱いには注意)。

誤解を生まないようにする

意思や伝達事項で、誤解が生まれると二度手間になりかねません。 計画がスムーズにいくように、誤解を生まない表現や手段が大切です。 前述した簡略化をする際は、誤解されないように配慮しつつ合理化したいものです。

相手も忙しいとは限らない

自分が忙しいからといって相手も忙しいとは限りません(その逆もありますが)。 もし、スケジュールが厳しいと思ったら、打ち合わせやミーティングなどは延期してもらえるかどうか掛け合ってみましょう。 ただし、それでチャンスを逃すこともあるので、優先順位を決めて実行したほうがよいです。
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この記事を書いた人

村田霧人

投稿者の Twitter: @olivesystem

カテゴリ: ビジネス, 作業・効率化
投稿日時:2011年05月08日 04:08:25
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