[Work]仕事を仕分けて効率化を図る

大変で膨大な仕事量でも、それを仕分けて効率化を図る方法。

優先順位で分ける

業務である以上、無駄なものはないかもしれませんが、どれを優先してやるべきかは判断できるはずです。

仕事をノートなどに色分けで書き出し、優先すべきものとそうでないものを一目瞭然にしておきましょう。
たとえば、最重要なものを赤、優先すべきものをピンク、後回しにしてもいいものを緑というふうに分けます。

時間別に分ける

時間帯で1～3時は○○をして、4～6時は××をするというふうに分けます。
これによって、作業を飽きることなくできるだけでなく、時間内に仕事を終わらせるための効率的な考え方を養うことができます。
切替ができずにダラダラと仕事を続ける悪い癖が多い人にはうってつけでしょう。

カレンダーで分ける

カレンダーに費やす日程に棒線を引いておきます。
しかし、それだけだと、その日数でクリアしてしまおうと思ってしまうので、色分けして変化をつけましょう。
赤の棒線でギリギリの締切り、緑の棒線で普通レベルの締切り、青の棒線で効率よく終わらせる目標の締切りを表しましょう。

ないものを先にする

過去に自分が実施したものやあるいは同僚などが行ったものがあれば、だいたいの作業にかかる時間は想定できるはずです。
逆にいえば、未知数の仕事に関してはどれだけ時間や労力がかかるかわかりません。
なので、想定できるものは後回しにして、未知数のものにまず取り組むべきです。

残業や休日出勤を考慮しない

残業や休日出勤することを念頭においた仕事をしてると、ほとんどの人は効率の悪い作業内容になります。
「次の日曜日に○○する」という仕事が終わったときの楽しみがあったほうがよっぽど効率的に頭や体がやる気で回転してくれます。
オンとオフの切替がうまい人ほど、仕事を効率よくやることが巧みです。



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