管理は一元化する
忙しくてバタバタすると、予定の管理や必要なもののリストなど、色々なメモやノートに走り書きしてあったりします。
昨今はEvernoteなどのウェブサービスやiPhoneアプリなどもありますので、尚更スケジュールの情報は散乱しやすいです。
そのため、整理しやすく管理しやすいように、どれかひとつにまとめてスケジュールや付随するメモを入力しましょう。
筆者も、つい先日、ひとつはアナログでもうひとつはデスクトップアプリでスケジュールを書き込んでいたため、危うくダブルブッキングしそうになりました。
資料はしっかりとまとめる
上述した理由と同じで、資料もちゃんと整理しておきましょう。
ただ積み重ねるのではなく、付箋を貼ったりジャンル別にしたり、工夫して整理しておきましょう。
そのためには自身の机が整理されている必要もあります。
資料を探している時間は無駄な労力です。
簡略化する
会議などのプレゼン資料はしっかりと作りこむ必要がありますが、それほど重要ではないものに関しては簡略化しましょう。
以前作成したテンプレートなどがあれば尚良いのですが、それがなければインターネットを検索すればでてくることもあります(※ 著作権の扱いには注意)。
誤解を生まないようにする
意思や伝達事項で、誤解が生まれると二度手間になりかねません。
計画がスムーズにいくように、誤解を生まない表現や手段が大切です。
前述した簡略化をする際は、誤解されないように配慮しつつ合理化したいものです。
相手も忙しいとは限らない
自分が忙しいからといって相手も忙しいとは限りません(その逆もありますが)。
もし、スケジュールが厳しいと思ったら、打ち合わせやミーティングなどは延期してもらえるかどうか掛け合ってみましょう。
ただし、それでチャンスを逃すこともあるので、優先順位を決めて実行したほうがよいです。
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