« | »

2011 年 4 月 9 日

[Mail]メールで気をつけたい事や便利なテクニックまとめ

メールを使ううえで、間違った利用をしていたり、見落としていたり、不便な使い方をしてる人へ(画像とThunderbirdとGmail成分多め)。 ※過去記事を再編集してまとめてますので、古い情報があるかもしれません。

見出し

失礼にならないメール文の書き方

インターネットをアクティブに利用していると、Eメールでやりとりする機会が増えます。 その中でも、悪いと思われるメール文を踏まえ、失礼にならない文章の書き方を紹介します。

挨拶

突然くるメールに多いのが、挨拶文のない文章です。 挨拶もなしに、いきなり本題に入るのは失礼です。 実際、サイト運営をしていると訪問者から問い合わせがあり、件名が「インターネットがおかしいです」で本文が「インターネットがおかしいです。教えてください」といった類の内容で終始してるものがあります。 挨拶がないうえにわかりにくい事実だけのメール内容ですので、怒り出す人も多いでしょう。 こういった場合は、まず初めに「お世話になっています」や「初めまして。いつも拝見させて頂いてます」といった一言を添えたのち、「私のコンピュータはXX製のXXXという機種なのですが、XXXのプロバイダを利用していますがインターネットができなくなりました」といったふうに最低限自分でわかることを記述しておきましょう。

件名にRe:をつける

メールを返信する際に、わかりやすく件名に「Re:」はつけておきましょう。 そのほうが、色々とメリットがあります。 たとえば、「○○についてのお問い合わせ」という件名のメールに「XXがオススメ」という件名の返信を出すと、違う話題の内容と勘違いしたりメールそのものが他のメールと混在して気づかない場合があります。 なので、この場合は「Re:○○についてのお問い合わせ」と返信しておくのが、わかりやすく、かつ議論がなんなのか明確になります。 ただし、この返信メールに更に返信した際、「Re:Re:」とre:がいくつも付く状態は避けましょう。これは心証が悪くなることがあります。

意味をちゃんと捉えよう

メールの返信は早いほうが好ましいかもしれませんが、相手の文章をよく読んでから返信しましょう。 一度読んだだけでは、相手の本当の真意を汲み取る事ができない場合もあるからです。 じっくりと何度も読み返し、どういう風に返答するのがベストか考えましょう。 たとえば、
この前はご馳走さまでした。とっても美味しいお店でした。
雰囲気もよくて、洒落てましたね^^
ああいうお店、いっぱい知ってるなら教えてくださいね
というメールが来たとしたら、
喜んでもらえて、よかった。美味しいお店なら、まだ知ってるから幾つか教えるよ
と返すのは好ましくないと思います。 少なくとも、相手は自分に好意をもってメール送信してることが、遠まわしになにかを伝えてる可能性があります。
喜んでもらえて、よかった。
美味しいお店ならまだ知ってるから、よければ、また一緒に行こうか?多少値が張る店だけど、もちろん私が奢るよ
と返信するのが正解ではないでしょうか。 これによって、自分には再び奢る意思があること、値が張るけれどお金を出す経済的な逞しさをアピールすることができます。 とはいえ、社交辞令で相手が送信しているケースもあるので注意が必要です。 長い付き合いの友人なら前者の返信でいいかもしれませんが、これから親睦を深める相手や取引先が相手なら、後者のほうが適切だと思います。

あて先、あて名は明記する

メール文の先頭に、必ず相手の所属先、名前+様をつけましょう。 これがあるとないとでは印象はかなり違い、相手は社会人としての常識をもっている相手であることに安心することでしょう。 何度もメールのやりとりをしてる最中であっても、返信の度に先頭につけておきます。 これによって、マナーを守るということだけではなく、迷惑メールとの違いが判断しやすいので必ず読まれるというメリットがあります。

スパムメールの対策、処理

メールが届いたと思ったら、スパムメール(迷惑メール)だっということは多いのではないでしょうか。 ここでは、すぐにできそうなスパムメールの対策とやってはいけない禁止行動を記述しています。

--- 禁則事項 --- スパムメールに返信する スパムメールのアドレスはスパム業者とまったく関係ない第三者ののアドレスを偽っているので、「やめてください」とメールを送信しても効果がありません。 また、場合によってはスパム業者そのもののメールアドレスの場合もあるが、それは自分のメールアドレスが有効な状態を知らせることになるので逆効果です(業者は使用されているメールアドレスか知らずに送信してるため)。 メルマガのユーザ登録削除を選択しない メール末尾にある「このメルマガのユーザ登録削除」云々の文言を信じ、指定されたURLで登録削除手続きを行ってはいけません。 これは使用中のアドレスか否か確認するためのトラップであることが多く、手続きをすると逆に大量のスパムメールが送られてきます。 本文のリンクをクリックしてはいけない メール本文にあるURLリンクをクリックすると、ウイルス感染やメールアドレスが有効であることを知らせる結果に繋がります。 リンクは絶対にクリックしないでおきましょう。 プレビュー機能を解除 メールソフトのプレビュー機能は無効にしておきましょう。なぜなら、プレビューと同時にウイルス感染するものがあるからです。 解除方法は他サイトのプレビューウィンドウを解除するを参照してください。

--- 対処策 ---

Mozilla Thnderbirdを使用する Thnderbirdには迷惑メールを振り分ける機能があります。 受信したスパムを選択し、メニューの「ツール」→「迷惑メールフィルタを実行」を選択します。 これで以後は選択したメールと同一のものは迷惑メールとして処理されます。 0000001 迷惑メールの処理は、メニューの「ツール」→「オプション」→「プライバシー」→「迷惑メール」タブで設定できます。 Gmailを使う Googleが使うGmailには、迷惑メールを自動で処理してる機能と手動で設定するフィルタリング機能があります。 また、「設定」→「アカウント」にて 000002 「メールアカウントを追加」で、Gmail以外のアカウント(Yahoo!メールなどのフリーアドレス)でもメールが受信可能です。
[tmkm-amazon]4413019024[/tmkm-amazon]

OutlookからThunderbirdへのデータ移行

Outlook及びOutlook ExpressからMozilla Thunderbirdへのメール設定、アドレス帳、保存されているメールデータの移行方法です。 Thunderbirdを立ち上げます。 12 メニューの「ツール」→「設定とデータのインポート」を選択 21 インポートする項目を選択します。メールアカウントの設定を反映したいなら、「設定」をチェックマークして「次へ」 「メールボックス」だと送受信フォルダや自分が作成したフォルダ内に保存されているメールデータが移行されます。 31 インポート元のプログラムを選択。「Outlook Express」にチェックマークして「次へ」 以上でアカウント設定は完了です。

Gmailのアカウントを別アカウントで送受信する

Gmailのアカウントを複数持っていて、ひとつのアカウントで送受信する方法です。

メール受信設定

まずは、メールデータを渡すほうのアカウント(以下略Aアカウント)の設定です。 Gmailにログインしましたら、上の「設定」リンクをクリック→「メール転送と POP/IMAP」タブに移動します。 0000051 「すべてのメールで POP を有効にする」をチェックマークし、「POP でメールにアクセスする場合」項目の「Gmailのコピーを削除」を選択。 「変更を保存」ボタンをクリックします。 次に、メールデータを送受信するメインアカウント(以下略Bアカウント)での設定です。 「設定」→「アカウント」タブに移動。 0000042 「別のアカウントからメールを受信」項目にある「メールアカウントを追加」リンクをクリック。 00000012 メールアドレスを入力し、「次のステップ」をクリック。 00000110 表示されるユーザ名とGmailのパスワードを入力し、「アカウント追加」をクリック。 以上で受信設定は完了です。

メール送信設定

Bアカウントにて、「設定」→「アカウント」タブに移動。 「名前」項目の「メールアドレスを追加」リンクをクリック。 0000024 表示名とメールアドレスを入力します。 0000034 「確認メールの送信」ボタンをクリック。 するとAカウントに確認メールが届くので、メール本文の承認リンクをクリックし、承認します。 以上でひとつのアカウントでの送受信が可能になります。 似たような設定方法で、Gmail以外のメールアドレスも受信可能です。

Gmailをオンラインストレージ化する

Gmailは大容量ですが、毎日メールをしていてもなかなか容量は半分にも達しない。 そこで、Gmailをストレージとして利用してしまおうという発想のフリーソフトを使ってみます。

Echo2009

8 パソコンにインストールし、Echo2009を起動して取得済みのGmailアカウントでログインすれば利用できる。 10 ドラッグ&ドロップの簡単操作でできるので、かなり便利なツール。 動画や画像がアップロードできる。

相手のメールソフトを知る方法

メールソフトの機能を使いたいけど、相手のメールソフトがわからない。どうやって表示されるか心配という時のために、相手のメールソフトを知る方法を記述します。

Outlook Expressの場合

受信したメールを選択し、右クリック→「プロパティ」→「詳細」タブにある「このメッセージのインターネットヘッダー」に記述してあります。 110 「X-Mailer:」というのがそれにあたります。

Mozilla Thnderbirdの場合

受信したメールを選択し、メニューの「表示」→「メッセージのソース」で表示できます。 111 これにも同じく、「X-Mailer:」という表記があります。 もし、「X-Mailer:」が見つからない場合は、ブラウザ上やサーバーのプログラムによる送信である可能性があります。
当記事は以下の記事を再編集してまとめてます。
この記事を書いた人

村田霧人

投稿者の Twitter: @olivesystem

コメントはまだありません

RSS feed for comments on this post.

Leave a comment

トラックバックはまだありません

TrackBack URL